Pembekalan Aplikasi E-Code Biro Umum Setda Provinsi NTT

 

Kupang, Itda Prov NTT – Rabu, 12 Januari 2021, bertempat di Ruang Inspektur Inspektorat Daerah Provinsi NTT jalan Frans Seda No. 336 Kota Kupang, Inspektur Provinsi Nusa Tenggara Timur  Ruth D. Laiskodat, S. Si., Apt., M.M, Sekretaris  Drs. Kanisius H. M. Mau, M.Si selaku,  dan Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum  Margaritha Mauweni, S.T beserta 7 Pegawai  mengikuti  video conference zoom meeting yang diselenggarakan  oleh Biro Umum Setda Provinsi NTT untuk memperkenalkan inovasi baru mereka dalam penomoran surat secara online melalui aplikasi yang bernama e-code pada seluruh instansi di Lingkup Pemerintahan Provinsi NTT.

Pembekalan secara virtual ini dibuka oleh George Melkianus Hadjo, S.H selaku Kepala Biro Umum Setda Provinsi NTT. George menjelaskan tentang tujuan pembuatan aplikasi penomoran surat online ini adalah untuk menjaga keamanan dan kenyamanan ditengah kondisi penyebaran Covid-19 di Kota Kupang yang semakin meningkat. Aplikasi ini akan sangat membantu dalam melaksanakan urusan perkantoran, khususnya dalam hal penomoran surat dari Pemerintah Provinsi NTT ke berbagai perangkat Daerah dan pihak yang memiliki kepentingan dan atau kebutuhan penomoran surat dari Biro umum Setda Provinsi NTT.

Suasana Pembekalan Aplikasi Penomoran Surat ( E-Code ) Secara Virtual Bertempat di Ruangan Inspektur Inspektorat Daerah Provinsi NTT, Rabu 14 Januari 2021 ( Foto. Doc. Itda Prov. NTT )

Setelah itu dilanjutkan dengan pengenalan aplikasi (e-code) oleh operator. E-code itu sendiri . E-code adalah sebuah aplikasi yang diluncurkan oleh Biro Umum yang bertujuan untuk memudahkan kita ketika akan menentukan kode klasifikasi surat dan nomor kartu kendali surat.

Adapun alur penggunaan aplikasi e-code adalah sebagai berikut:

v  Client

Login client dari user dan password yang telah diberikan oleh Biro Umum Setda Provinsi NTT

v  Pengajuan

Client masuk pada halam pengajuan penomoran surat, memasukkan lampiran surat, instansi pengaju, keterangan dan juga tanggal pengajuan

v  Verifikator

Setelah pengisian berkas dari client, tahap selanjutnya memastikan data yang diberikan client sudah sesuai maka verifikator akan mengecek data-data dan memberikan penomoran surat sesuai dengan urusan yang diajukan

v  Penomoran

Setelah diperiksa dan diberikan penomoran surat sesuai dengan urusan masalah yang diminta maka pihak verifikator akan mengirimkan bukti pemberian penomoran surat kepada client yang dapat di download dan disimpan sebagai arsip

v  Client

Setelah verifikator memberikan penomoran surat dan langsung dikirimkan bukti kartu kendali surat keluar oleh verifikator Kantor Gubernur

v  Arsip

Berkas bukti permohonan penomoran surat beserta bukti kartu kendali surat keluar tersimpan pada database pengarsipan surat yang dapat di download maupun dicetak kapan saja sebagai arsip fisik dan arsip data.

 

Pemanfaatan e-code akan mulai diberlakukan terhitung tanggal 14 Januari 2021. Diharapkan aplikasi ini dapat bermanfaat bagi semua Perangkat Daerah pada lingkup Pemerintahan Provinsi NTT. Dengan adanya pemanfaatan teknologi ini dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang akan dilaksanakan walaupun dalam kondisi pandemi Covid 19 seperti sekarang ini. Hal ini sejalan dengan Visi Ke 5 Dari Gubernur NTT yaitu “Mewujudkan reformasi birokrasi pemerintahan dan meningkatkan kualitas pelayanan publik untuk memenuhi kebutuhan dasar masyarakat” (dmr)