Saling Audit Hingga Membuat Laporan Internal Audit Berbasis Pendekatan Risiko SMM ISO 9001:2015

Kupang, Itda Prov.NTT, Tahapan-tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal terdiri dari Opening Meeting (rapat pembukaan), Pelaksanaan Audit dan terakhir adalah Closing Meeting (rapat penutup). Pada Closing Meeting Auditor harus menyampaikan hasil audit kepada Auditee serta memberikan masukan atau saran yang bertujuan membantu Auditee dalam menyelesaikan permasalahan yang ada.

Rapat penutup dengan auditee adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa aliran informasi tidak tertunda. Auditee ingin tahu apakah ada kelemahan yang perlu ditangani, dan juga untuk mengetahui jika ada proses yang bisa diimprove. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis atau laporan yang memberikan informasi dalam format yang permanen menuju proses tindak lanjut.                                                                                                                                          

                                                                                                                

 Peserta menjadi Auditor dan Auditee pada Simulasi Bimtek hari III di Ruang Rapat Lt. II Kantor Gubernur NTT,

Kamis, 19/03/2020 (Foto: Dok.Itda NTT)

“dengan mengidentifikasi tidak hanya pada area yang tidak sesuai dengan proses, tetapi juga pada area positif dan area yang memiliki potensi untuk improvement, auditee akan mendapatkan nilai tambah yang lebih baik dari Internal Audit yang dilakukan, dengan melakukan perbaikan proses dari informasi itu,” jelas Ivar Kusradi D, S.T., M.Eng selaku narasumber.

Untuk mendapatkan situasi yang mirip dengan keadaan sebenarnya, panitia kegiatan mengatur ruangan seperti keadaan yang sebenarnya. Hal ini akan bermanfaat agar peserta yang akan menjadi Auditor atau Auditee dapat memahami proses pelaksanaan Audit Mutu Internal dengan sebaik-baiknya.

Pada Bimtek hari terakhir Jumad 20 Maret 2020, para peserta melakukan pemaparan hasil atau Pelaporan Hasil Audit Internal berdasarkan simulasi Audit Mutu Internal yang didampingi konsultan SMM ISO 9001:2015 Ivar Kusradi D, S.T., M.Eng pada hari sebelumnya (Kamis, 19 Maret 2020) bertempat di Ruang Rapat Asisten Lantai 2 Gedung Sasando.

Simulasi ini merupakan rangkaian akhir dari kegiatan Bimtek Audit Mutu Internal SMM ISO 9001:205 yang difasilitasi oleh Inspektorat Daerah Provinsi NTT selama empat (4) hari. Pada simulasi maupun pemaparan laporan hasil audit ini, semua peserta dari Perangkat Daerah disimulasikan sebagai Auditor dan juga Auditee. Sesi pertama peserta menjadi Auditor yang bertugas mengaudit dan membuat laporan dan di sesi lainnya menjadi Auditee/yang diaudit.

            Suasana Bimtek hari terakhir di Ruang Aula Rumah Jabatan Gubernur NTT, Jumad, 20/03/2020 (Foto: Dok.Itda NTT)

Sekretaris Badan Kesbangpol Provinsi NTT Regina Manbait selaku salah satu peserta, dalam sesi kesan dan pesan mengungkapkan bahwa Bimtek ini sangat bermanfaat untuk perbaikan guna peningkatan pelayanan ke masyarakat. Untuk itu kami tetap meminta dukungan dari Inspektorat untuk tahapan kedepannya. Hal senada diungkapkan Beny Menoh, Kabid Pembinaan Keu Kab/Kota Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT, bahwa ISO sama dengan syarat dalam pelayanan publik, sehingga untuk bersaing serta menjalin kerjasama dengan pihak lain lembaga/Perangkat Daerah harus bersertifikat ISO.

Narasumber Ivar Kusradi D, S.T., M.Eng dalam penegasan akhirnya, mengapresiasi semua peserta Bimtek, karena cukup antusias dan luar biasa selama mengikuti kegiatan, peserta telah mengerti cara mengaudit, dan caranya membuat serta menyampaikan laporan audit. Namun ada sedikit catatan yakni evaluasi per klasual dan item-item pada risk management plan harus tetap diperhatikan, agar tidak salah penempatan dalam pembuatan temuan atau laporan hasil audit internal. Untuk itu, pencapaian ini perlu dipertahankan dan ditingkatkan ke depannya guna peningkatan mutu kinerja.

Acara Penutupan Bimtek ISO 9001:2015 di Ruang Aula Rumah Jabatan Gubernur NTT,

Jumad, 20/03/2020 (Foto: Dok.Itda NTT)

Inspektur Provinsi NTT Ruth D. Laiskodat, S.Si., Apt., M.M dalam sambutan pada acara penutupan Bimtek SMM ISO 9001:2015 yang bertempat di Aula Rumah Jabatan Gubernur NTT, mengungkapkan:

“Terima kasih untuk narasumber dan peserta, karena tetap bersemangat walaupun kita sementara berhadapan dengan wabah virus Covid-19. Perhatikan semua masukan dan saran dari narasumber agar tidak salah penerapannya, dengan demikian diharapkan melalui Bimtek ini Auditor Internal dapat melaksanakan tugas secara profesional dan mampu menyiapkan lembaganya secara lebih baik dalam rangka audit eksternal nantinya di bulan Juni s/d agustus 2020 khususnya dan untuk peningkatan pengabdian dan pelayanan kita terhadap terhadap daerah dan masyarakat NTT,”.

Selanjutnya Laporan Internal Audit beserta duplikat dokumen Tindak Lanjut dari masing-masing peserta wajib disampaikan kepada Inspektorat Daerah Provinsi NTT. Sehingga tahapan selanjutnya dari proses SMM ISO 9001:2015 yakni pelaksanaan Audit internal dan Rapat Tinjauan Manajemen yang nantinya dilakukan pada masing-masing di Perangkat Daerah, dapat terus dikawal oleh Inspektorat.  Diantara waktu Bimtek juga panitia menyampaikan tips utk memutuskan rantai penyebaran virus covid 19 dan dihimbau sosial distance dg keluarga jugaengjidari ke tempat ramai hrs mengisolasi diri di rumah. Minum vitamin dan makan makanan bergizi utk.menjqga stamina diri dan keluarga juga sebagai agent ygemberikan info yg benar bagi masyarakat. Ini dilakukan selama kegiatan Berlangsung. #audit dan auditee #sertifikasi SMM-ISO #clean government #menuju nttbangkit #nttsejahtera. (*mjb)